Когда бизнес растет: ручное управление или ERP?

Бизнес растет — это хорошо. Но сопутствующие этому проблемы — бич для предприятий с непрерывным производством и коротким сроком годности выпускаемой продукции. При этом тема актуальна не только для тех, кто прирастает новыми заводами, но и для тех, у кого эффективно работает отдел продаж. В рамках серии материалов под общим названием «Проблемы роста» мы расскажем о практических решениях и выстраивании процессов в новой для предприятия реальности. Сегодня ответим на три важных вопроса и покажем, как система 1С:ERPс расширением «Пищевое производство»выполняет задачи контроля и управления производством с руководителем проекта компании «Лаборатория практических решений» Татьяной Кузьминой.

Досье: Татьяна Кузьмина — руководитель проекта компании «ЛПР». Более 10 лет проектной деятельности: от консультанта до функционального архитектора и руководителя проектов. За это время реализовала более 10 проектов цифровизации производства в разных отраслях, преимущественно в пищевой отрасли. Основные компетенции: управление производством, управленческий учет и финансовое планирование.

Производственный процесс: что, сколько и почему сейчас?
Чаще всего производство на пищевом предприятии непрерывное, срок годности сырья и готовой продукции ограничен. Продукцию отгружают клиентам круглосуточно зачастую с колес — сразу же после выпуска. При росте заказов ручное управление производства ведет либо к недовыпуску и недопоставкам, либо наоборот к перевыпуску, с последующим списанием продукции с неподходящим сроком годности. При росте объемов предприятие пытается адаптироваться, cтремясь ответить на важный вопрос: почему мы производим именно это и именно сейчас? И часто не имеет возможности получить четкий и быстрый ответ, что приводит к проблемам. Вот лишь некоторые из них. 
Перманентный стресс
Заказы клиентов с коротким плечом поставки (сегодня заказ, завтра рано утром должна быть поставка), поступающие в последний момент, держат производство в бесконечном стрессе. Продажи и экономисты понимают, что производство работает на пределе, значит спроса с них нет и не могут добиться адекватного взаимодействия, поэтому о показателях эффективности можно лишь мечтать.
Экономические потери
Срок годности готовой продукции ограничен – продукция хранится на складе ограниченное время или не хранится вовсе, перевыпуск утилизируется, что приводит ко все большим и большим экономическим затратам. Итоговая потребность будет известна только после окончания приема заказов клиента, нужно успеть все выпустить под заказы, иначе предприятие ждут колоссальные штрафы от торговых сетей.

«Для решения этих проблем мы предлагаем ввести регламент планирования. То есть использовать предварительный план производства по статистике выпуска с последующей актуализацией с учетом фактических заказов. Изменение плана производства видят сотрудники производства и склада в реальном времени, на своих рабочих местах в программе и сразу корректируют свои действия».

Что именно произвели?
Это второй важный вопрос, на который в рамках предприятия нет точного выверенного ответа, а значит плодится целый ворох проблем.
Постоянная недостача в экспедиции
Так как на складе готовая продукция одновременно отгружается клиентам и принимается от производства, то сотрудники никогда не могут ответить, откуда взялась недостача. 
Сложная сборка заказов и контроль
Чаще всего неизвестно, чего фактически нет на остатках, а что грузчику было просто лень искать.
Недопоставка клиентам
Производство непрерывным потоком что-то сдает в экспедицию, но данных по выпуску нет у менеджеров. Они узнают о недопоставках только после отгрузки клиентам.
В споре не рождается истина
Споры между руководством склада готовой продукции и производства о количестве сданной продукции занимают все больше и больше рабочего времени и требуют вмешательства топ-менеджеров компании.

«Здесь у нас есть четкий прописанный алгоритм действий. В рамках ERP происходит фиксация того, что именно произвели и передали из производства, причем в тот же момент и с минимальными трудозатратами. Используется двойной акцепт передачи производством и склада. Данные о переданной продукции в режиме реального времени видят все заинтересованные службы. А также ведется контроль за план-фактом выпуска (с учетом корректировок плана, дозаказов экспедиции) с фиксацией причин отклонений и двойным акцептом производства и складом».

Скриншот 2. Рабочее место склада для приемки продукции из производства.
Основные данные: план производства, передано из производства (в разрезе каждой партии передачи и в общем). Сотрудник склада должен принять партию или отказать в приемке. Результат приемки склада сразу видят сотрудники производства на своем рабочем месте (См. скриншот 1).

Как можно контролировать деятельность производства?
С помощью инвентаризации — ответите вы, но всегда ли она дает ясное понимание ситуации?
Когда остаток — не факт
Инвентаризация остатков материалов в производстве без остановки производства дает недостоверный результат, всегда есть НЗП, несданная продукция, из-за которых фактически остаток всегда расходится с учетным.
Редко и не метко
Инвентаризация с остановкой производства «раз в год» выявляет большие недостачи, которые никто не в состоянии объяснить или найти виновных. Невозможно принять какие-то меры во избежание, так как производство перегружено.
Фактический расход не ясен
Из-за сырья разного качества фактический расход не соответствует нормативному по рецептуре (влажность муки, качество дрожжей и т.д.).
Какова себестоимость?
Из-за недостачи материалов в производстве себестоимость продукции недостоверна, но себестоимость какой именно продукции - неизвестно.

Как работает регламент?
Определяет промежуток времени, когда идет спад производства. Согласно этому периоду, используем понятие «Отчетный период с цикличностью в сутки» (т.е. в короткий и обозримый промежуток времени).
Ежедневно, по окончании «Отчетного периода», выпуск с производства прерывается на незначительный срок, к этому времени склад принимает всю переданную им продукцию.
Начальники смен формируют план-факт выпуска с указанием причин расхождений при недовыпуске и перевыпуске. Если остались расхождения при приемке, принимается окончательное решение по их урегулированию.
Склад готовой продукции проверяет и акцептует план-факт выпуска.
Начальники смены производства фиксируют брак за сутки, остатки в НЗП, выборочно — остатки сырья и упаковки.
По итогам выпуска за "Отчетный период", брака, остаткам НЗП и фактическим остаткам материалов — отражается списание сырья на выпуск продукции.

В итоге применение регламента дает несколько ценных преимуществ:
Ежедневный пересчет части сырья позволяет контролировать остатки в реальном времени. Фиксируются причины отклонения при расходе сырья. Далее их анализируют технологи производства, которые проверяют рецептуры и фактический расход сырья.
Сырье на ГП списывается по нормативной рецептуре, но из-за ежедневной инвентаризации все отклонения отражаются на себестоимости ГП, в итоге получаем фактически достоверную себестоимость.
Отклонения в фактическом расходе сырья из-за «плавающего» качества также отражается в себестоимости продукции.